Prazo de Guarda e Descarte de Material
Por quanto a psicóloga deve guardar documentos e materiais produzidos no exercício profissional?
A Resolução CFP nº 001/2009 sobre registro documental e prontuário psicológico aponta que a psicóloga deve guardar os documentos escritos decorrentes da prestação de serviços psicológicos, por um prazo mínimo de 5 (cinco) anos. A guarda inclui os registros documentais, documentos entregues a quem de direito, e demais materiais que fundamentam o trabalho prestado, em forma física ou digital. Conforme indicado pelo primeiro parágrafo do artigo quarto, o período de guarda pode ser ampliado nos casos previstos em lei, por determinação judicial, ou ainda em casos específicos em que seja necessária a manutenção da guarda por maior tempo.
Neste sentido, é imprescindível destacar a Lei nº 13.787/2018. Tal dispositivo legal versará sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Conforme essa normativa, decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados. Nesse sentido, a psicóloga deverá se atentar ao prazo estipulado por lei para realizar o descarte de materiais.
Após o fim do prazo de guarda, como a psicóloga procederá ao descarte do material?
Ao final do prazo de guarda obrigatória, a psicóloga poderá proceder ao descarte, sendo recomendado o uso de máquina fragmentadora de papel, na presença da psicóloga indicada no Termo de Descarte. Uma via desse documento (física ou digital) deverá ser mantida com a psicóloga responsável pelo descarte, que se responsabilizará por encaminhar uma cópia digital do documento assinado por e-mail ao Conselho Regional de Psicologia do Mato Grosso, via cof@crpmt.org.br. Se o serviço de psicologia for vinculado a uma instituição, uma cópia do termo deverá ser mantida no local.
Clique aqui para baixar o modelo do termo de descarte
A psicóloga pode descartar o material após digitalizá-lo?
Não! A digitalização não significa possibilidade de descarte do material, mas apenas facilidade de acesso/agilidade de procedimentos. Mesmo após a digitalização, o material original deve ser mantido pelo tempo necessário de guarda, não devendo ser descartado anteriormente.
A digitalização dos documentos psicológicos deve ser realizada, assegurando-se o respeito ao sigilo profissional durante o processo e adotando os devidos cuidados para restringir o acesso posterior. Recomenda-se a supervisão de uma psicóloga responsável técnica durante esse procedimento. Caso seja identificado que o sistema informatizado da instituição não garante o sigilo, sugere-se que haja diálogo com a gestão. Na impossibilidade de adequação, é aconselhável manter os materiais apenas em sua forma física.
Para saber mais:
Código de Ética Profissional da Psicóloga
Resolução CFP 001/2009 - Dispõe sobre a obrigatoriedade do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos.
Resolução CFP 016/2019 - Dispõe sobre Documentos Psicológicos (Versão Comentada)
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